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2013-06-28
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拍賣資料檔案管理規(guī)范
一、拍賣資料的內(nèi)容
1.委托拍賣合同，或者是委托拍賣函、人民法院的協(xié)助執(zhí)行通知書。包括委托人的有關(guān)資料、 登記表、證照復印件等，標的的保管、保險、移交等事項的有關(guān)資料。
2.拍賣公告。包括刊登公告的剪報或復印件，或是電視錄像、電臺廣播錄音。
3.標的資料。包括標的目錄，標的有保留價的，應(yīng)有保留價確認書，標的要求評估或鑒定的， 應(yīng)具備評估或鑒定報告；標的需要確認所有權(quán)或處分權(quán)的，應(yīng)具備委托人對標的享有所有權(quán)或處分權(quán)的證明；標的拍賣需要批準的，應(yīng)具備有關(guān)部門的批準文件。
4.查看拍賣標的的有關(guān)資料。包括查看人的登記資料等。
5.競買登記記錄。包括競買人姓名、競買牌號、聯(lián)系電話、身份證明復印件、競買保證金收據(jù)復印件等。如果是委托代理競買的，還應(yīng)具備委托授權(quán)書，以及委托人和代理人姓名、聯(lián)系電話、身份證明復印件等。
6.拍賣規(guī)則。根據(jù)標的不同，還應(yīng)包括拍賣有關(guān)注意事項，或是拍賣人與競買人簽署的競買協(xié)議書，或是競買人簽署的競買規(guī)則確認書等。
7.拍賣筆錄。應(yīng)包括拍賣師和記錄人的簽名，拍賣成交的，還應(yīng)包括買受人的簽名。
8.成交確認書。應(yīng)由買受人和拍賣人簽署。
9.移交標的的資料。應(yīng)保存標的交割的有關(guān)書面材料，包括提貨單、產(chǎn)權(quán)變更的合同標準文本、相關(guān)證照副本復印件。標的款及傭金付款憑證復印件。
10.流拍、中止和終止拍賣的有關(guān)資料。
二．拍賣資料的管理
1 ．管理方式
(1) 以拍賣會為單元將拍賣的檔案內(nèi)容資料整理存檔。
(2) 以檔案的各項內(nèi)容為單元，按照年度或月度分類存檔。
2.管理要求
(1) 資料真實、準確、完整，查閱方便。
(2) 每個企業(yè)(含分支機構(gòu))的檔案管理方式必須是兩種方式之一，不可混用。
(3) 每個拍賣檔案均應(yīng)建立檔案目錄和編號。編號應(yīng)體現(xiàn)時間性或主要標的的屬性等。
3.存檔時時間
自委托拍賣合同終止之日起計算，不得少于五年。
4.檢索
企業(yè)應(yīng)建立檔案索引。有條件的應(yīng)建立主要計算機檔案索引和主要拍賣指標數(shù)據(jù)庫。主要拍賣數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括：檔案編號、拍賣會時間和地點、拍賣師姓名、標的名稱、委托人名稱、評估價、保留價、成交價、買受人名稱和競買牌號、買方傭金額、賣方傭金額、交割日期等；暫時不具備條件的企業(yè)也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，爭取盡快實現(xiàn)檔案的電子化。